Cách xử lý đơn hàng Lazada hiệu quả từ A đến Z

Đối với các nhà bán mới trên Lazada, việc xử lý đơn hàng một cách hiệu quả luôn là một điều mà mọi người quan tâm. Cùng với IChibaOne Platform, chúng ta hãy đàm phán chi tiết về các bước xử lý đơn hàng trên nền tảng Lazada trong bài viết dưới đây.

Bí quyết chi tiết xử lý đơn hàng Lazada cho người bán mới

Lazada, sàn thương mại điện tử đứng thứ hai về lượng người dùng, chỉ sau Shopee. Điều này làm cho việc xử lý đơn hàng Lazada một cách hiệu quả qua điện thoại trở thành mối quan tâm hàng đầu đối với nhiều người bán mới.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước về cách xử lý đơn hàng trên Lazada dành cho những người bán mới:

Bước 1: tiếp nhận đơn hàng mới và xác nhận chúng

Trong quy trình xử lý đơn hàng Lazada, bước khởi đầu là kiểm tra và xác nhận đơn hàng. Khi có đơn hàng mới, hệ thống Lazada tự động đưa nó vào trạng thái "Đang xử lý".

Người bán cần truy cập Trung tâm Người bán (Seller Center) trên Lazada để kiểm tra và quản lý tất cả các đơn hàng. Việc kiểm tra thường xuyên là quan trọng để tránh bỏ sót bất kỳ đơn hàng mới nào. Đồng thời, lưu ý kiểm tra thông tin khách hàng một cách cẩn thận để tránh tình trạng đơn hàng giả mạo hoặc gặp khách hàng không đúng.

>> Xem chi tiết hơn tại: https://ichiba.vn/blog/cach-xu-ly-don-hang-lazada

Tiếp theo, việc xác nhận đơn hàng càng sớm càng tốt. Người bán mới cần chú ý đến các điểm sau:

Nếu đơn hàng được đặt hoàn thành trước 15h, hãy chuyển sang trạng thái "Sẵn sàng giao" trước 23h59 cùng ngày.

Nếu đơn hàng được đặt hoàn thành sau 15h, hãy chuyển sang trạng thái "Sẵn sàng giao" trước 23h59 ngày hôm sau.

Sau khi tiếp nhận đơn hàng, đừng quên chuẩn bị những giấy tờ cần thiết như hóa đơn, mã vận đơn, và tem vận chuyển.

Bước 2: đóng gói sản phẩm

Sau khi tiếp nhận đơn hàng, bước tiếp theo mà nhà bán cần thực hiện là quá trình đóng gói sản phẩm. Các nhà bán mới cần lưu ý những điều sau đây:

Hiểu rõ và tuân thủ quy định đóng gói cũng như các hướng dẫn đặc biệt cho từng ngành hàng sản phẩm. Điều này giúp đảm bảo sản phẩm không bị hỏng hoặc vỡ trong quá trình vận chuyển.

Kích thước của sản phẩm phải chiếm ít nhất 80% kích thước của thùng hộp đóng gói. Sản phẩm cần được bọc kỹ lưỡng bằng miếng mút xốp hoặc bong bóng để điền vào các khoảng trống, từ đó nâng cao khả năng chống sốc.

Kích thước thực tế của sản phẩm đóng gói phải chính xác với thông tin bạn đã cập nhật trên Trung tâm Người bán (Seller Center).

Đối với những sản phẩm dễ vỡ hoặc có giá trị cao đến mức tiền triệu, hãy đảm bảo có tem niêm phong để tăng cường an ninh.

Bước 3: giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Sau khi đơn hàng được đóng gói hoàn tất, người bán cần chuyển trạng thái sang "Sẵn Sàng Giao" để cập nhật trạng thái của đơn hàng.

Hiện tại, Lazada đang áp dụng 2 phương thức giao hàng cho đơn vị vận chuyển, bao gồm:

Người bán tự đưa kiện hàng đến gửi trực tiếp tại các kho gửi hàng của Lazada.

Đơn vị vận chuyển đến kho của người bán để lấy kiện hàng.

Khi giao hàng, người bán cần chú ý kiểm tra kỹ thông tin của đơn hàng như mã vận đơn, số đơn hàng, v.v. Việc chụp lại màn hình sau khi nhân viên quét và kiểm tra email xác nhận là quan trọng.

Hơn nữa, người bán cũng nên thường xuyên kiểm tra trạng thái của đơn hàng để có khả năng xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ như mất mát hàng hóa, hỏng hóc, hoặc không có người nhận hàng.

Bước 4: nhận thanh toán

Sau khi đơn hàng được giao thành công và không có yêu cầu đổi trả hoặc hoàn tiền, bạn sẽ nhận được thanh toán cho sản phẩm. Theo quy định của Lazada, mọi thanh toán sẽ được thực hiện vào thứ 6 hàng tuần. Tiền có thể được chuyển vào tài khoản ngân hàng của nhà bán vào thứ 2 hoặc thứ 3 của tuần tiếp theo, tùy thuộc vào quy định của từng ngân hàng.

Trong trường hợp gặp vấn đề liên quan đến thanh toán, nhà bán có thể liên hệ với tổng đài Lazada người bán để yêu cầu hỗ trợ.

Bước 5: xử lý các yêu cầu đổi - trả hàng

Trong quá trình hướng dẫn xử lý đơn hàng trên Lazada, không thể bỏ qua việc giải quyết các yêu cầu đổi - trả hàng. Đối với mỗi tình huống khác nhau, nhà bán cần áp dụng các phương pháp xử lý khác nhau:

Trường Hợp Khách Hàng Yêu Cầu Đổi Trả Hàng: Nhà bán nên thực hiện việc kiểm tra cùng đơn vị vận chuyển và yêu cầu họ ký biên bản đồng kiểm khi sản phẩm gặp vấn đề. Nếu đơn vị vận chuyển không đồng ý thực hiện đồng kiểm với bạn, hãy ngay lập tức liên hệ với PSC (bộ phận hỗ trợ bán hàng của Lazada) để được giải quyết.

Trường Hợp Đơn Hàng Bị Hoàn Trả Do Giao Hàng Không Thành Công: Nhà bán chỉ có thể kiểm tra bên ngoài sản phẩm và tem niêm phong. Hơn nữa, bạn nên liên hệ với khách hàng để hiểu rõ nguyên nhân khiến họ không nhận được hàng.

Tầm quan trọng và ảnh hưởng của xử lý đơn hàng Lazada

Đối với cả những nhà bán mới và những doanh nghiệp lâu năm, việc xử lý đơn hàng đúng cách là một yếu tố vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình hoạt động của cửa hàng.

Dưới đây là một số hậu quả xấu khi xử lý đơn hàng không đúng cách:

Quy trình xử lý đơn hàng lộn xộn: Việc xử lý đơn hàng không có tổ chức dẫn đến sự rối loạn trong quy trình, gây chậm trễ trong giao hàng và ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm của người mua.

Giao hàng chậm và tỷ lệ giao hàng đúng hạn kém: Thông báo "Sẵn Sàng Giao Sớm" nhưng sản phẩm vẫn chưa được đóng gói, chưa sẵn sàng bàn giao cho đơn vị vận chuyển, hoặc thậm chí là hàng đã hết. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề như phí vận chuyển cao, tạo trải nghiệm tiêu cực cho khách hàng.

Những ghi chú quan trọng về xử lý đơn hàng Lazada

Để thực hiện quy trình xử lý đơn hàng Lazada một cách nhanh chóng và hiệu quả, nhà bán cần chú ý đến những điểm quan trọng sau:

Lưu ý về giấy tờ cần in khi xử lý đơn hàng

Khi tiếp nhận đơn hàng mới, quan trọng để in các loại giấy tờ như sau:

Thông tin về đơn hàng và mã vận chuyển

Hóa đơn (nếu yêu cầu từ đơn hàng)

Để đảm bảo tiện lợi trong quá trình in ấn, nhà bán nên sử dụng máy in nhiệt để tránh các vấn đề không mong muốn như: mã vạch không rõ ràng, tem vận chuyển bị nhòe, thông tin đơn hàng không đọc được hoặc bị mất.

Tổ chức kho hàng một cách hiệu quả

Việc tổ chức kho hàng một cách hợp lý không chỉ giúp nhà bán tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa quá trình xử lý đơn hàng. Hãy đánh số các kệ hàng, tạo sơ đồ chi tiết cho kho, điều này sẽ giúp bạn dễ dàng và nhanh chóng tìm kiếm sản phẩm khi cần.

Đảm bảo giao hàng đúng thời hạn

Tỷ lệ giao hàng đúng thời hạn được đo lường từ thời điểm trạng thái "Đang xử lý" cho đến khi chuyển sang "Đang giao hàng". Nhà bán cần luôn đảm bảo rằng mọi đơn hàng đều được chuyển giao cho đơn vị vận chuyển đúng cách và sớm nhất, đúng theo tiến độ. Hành động này không chỉ giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi mà còn nâng cao đánh giá tích cực của nhà bán.

Ngoài ra, trước khi cập nhật trạng thái "Sẵn sàng vận chuyển", những nhà bán cần chắc chắn rằng đơn hàng đã được đóng gói một cách cẩn thận. Tránh việc tự ý cập nhật trạng thái này mà chưa kiểm tra kỹ đơn hàng có đóng gói đầy đủ hay không. Việc này có thể dẫn đến chi phí vận chuyển cao hơn và nhận được phản hồi tiêu cực từ phía khách hàng.

Liên tục cập nhật hàng tồn

Hãy không ngừng cập nhật thông tin về tồn kho lên hệ thống, đảm bảo rằng số lượng hàng tồn thực tế đồng bộ với dữ liệu trên hệ thống. Thực hiện điều này sẽ giúp nhà bán theo dõi một cách chính xác số lượng sản phẩm có sẵn, duy trì sự kiểm soát và tránh tình trạng hủy đơn hàng do thiếu hụt hàng.

Để cập nhật thông tin về tồn kho một cách nhanh chóng và chính xác, OMS trong hệ sinh thái thương mại điện tử của IChibaOne Platform - một giải pháp quản lý bán hàng đa kênh, là sự lựa chọn toàn diện không thể bỏ qua. Nền tảng này giúp nhà bán dễ dàng kiểm soát lượng tồn kho hàng ngày, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí nhân công.

OMS IChibaOne Platform không chỉ mạnh mẽ trên Lazada mà còn hoạt động linh hoạt trên nhiều sàn thương mại điện tử khác như Shopee, Sendo, Tiki, giúp đồng bộ hóa thông tin bán hàng. Nó cung cấp nhiều tính năng hữu ích như:

Hỗ trợ bán hàng đa kênh và đồng bộ dữ liệu bán hàng.

Quản lý hàng hóa dễ dàng và theo dõi chi tiết nhập, xuất, và tồn kho qua mã vạch.

Theo dõi đơn hàng và giải quyết sự cố nhanh chóng.

Kết nối giao vận với nhiều đơn vị vận chuyển nổi tiếng như Giao hàng tiết kiệm, Viettel Post, GNH, VNPost, Fedex, DHL.

Sử dụng dịch vụ fulfillment để tối ưu hóa lưu trữ và phân phối sản phẩm.

Tích hợp các tính năng quản lý doanh thu, chi phí lợi nhuận và kế toán.

Xuất file báo cáo chi tiết hàng tháng một cách nhanh chóng.

Đặt hàng mức độ cao về bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư, đảm bảo không có vi phạm thông tin hay tiết lộ bí mật kinh doanh.

Dưới đây là những thông tin chi tiết về cách xử lý đơn hàng Lazada một cách hiệu quả, đặc biệt dành cho những nhà bán mới. Chúng tôi hy vọng rằng bài viết sẽ mang lại những kiến thức hữu ích nhất cho bạn đọc. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến quy trình xử lý đơn hàng trên Lazada hoặc về phần mềm quản lý bán hàng đa kênh OMS IChibaOne Platform, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và chi tiết nhất.